Организаторы любительских забегов и турниров: регистрация участников и заявки от спонсоров

Любительский забег или турнир живёт на двух вещах: людях, которые приходят участвовать, и партнёрах, которые помогают всё это провести. Если регистрация неудобна, участники уходят в чужие старты. Если у события нет понятной страницы для партнёров, спонсоры не знают, с чего начать разговор. Сайт организатора должен одновременно работать как касса для участников и как витрина для бизнеса. Разберём, как собрать больше регистраций, больше обращений от спонсоров и больше повторных участников.

Как люди ищут забеги и турниры

Участники ищут события по нескольким намерениям. Первое: «забег в моём городе», «полумарафон осенью», «забег на 5 километров для новичков», «семейный забег». Второе: «турнир по мини-футболу любителей», «любительский турнир по волейболу», «турнир по настольному теннису, регистрация». Третье: «как подготовиться к первому забегу», «что взять на старт», «где получить стартовый пакет». Четвёртое: название конкретного события, которое человек увидел в соцсетях или услышал от друзей.

Партнёры и спонсоры ищут по-другому. Директор небольшой компании не вводит запрос «спонсорство забега». Он слышит от знакомых о забеге, заходит на сайт и ищет раздел о партнёрстве, смотрит прошлые мероприятия, число участников, фото, форматы размещения и контакты организатора. Если такого раздела нет, он закрывает вкладку.

Клубы, команды и компании ищут площадки: «аренда стадиона для турнира», «где провести корпоративный забег». Для организатора, у которого есть собственная площадка или клуб, это дополнительный канал заявок, который полезно закрыть отдельной страницей.

Нейропоиск отвечает на вопросы вида «какие забеги пройдут в городе осенью» и «как записаться на любительский турнир». Он берёт информацию с актуальных страниц. Поэтому на сайте должны быть чёткие факты: дата, время старта, место, дистанции, стоимость участия, время работы регистрации, точка выдачи стартовых пакетов, маршрут. Чем меньше туманных формулировок, тем выше шанс, что вас процитируют.

Страница события: что на ней должно быть

Главная страница события это главный инструмент. Её читают на телефоне, часто в спешке, поэтому на первом экране должны быть: название, дата, место, дистанции или категории, цена участия и заметная кнопка «Зарегистрироваться». Дальше по порядку: что входит в участие (стартовый пакет, медаль, питание на трассе, фотографии), программа дня с точным временем, схема трассы или площадки, как добраться на общественном транспорте и на машине, где парковаться, где оставить вещи.

Для новичков важны ответы на частые вопросы: можно ли идти шагом, есть ли ограничение по времени, можно ли с коляской, можно ли с собакой, какие форматы для детей, что делать в плохую погоду, как перенести регистрацию на другого человека. Эти ответы лучше выделить блоком, и они же станут основой для ответов нейропоиска.

Важно разместить блок «Итоги прошлого года»: число участников, лучшие результаты, фотографии, видео, отзывы. Для участника это социальное доказательство, для спонсора это аргумент. Если события проводились несколько раз, сделайте архив с ежегодными страницами: каждая со своими результатами, фото и цифрами.

Ещё один обязательный элемент это счётчик свободных мест и срок регистрации. Когда видно, что осталось 60 мест из 300, решение принимается быстрее. Но не обманывайте: цифры должны быть настоящими, иначе потеряете доверие сообщества, а в небольших городах оно ценнее любой рекламы.

Регистрация: как не потерять участников

Форма регистрации должна быть короткой. Достаточно фамилии, имени, даты рождения, города, дистанции, размера футболки, телефона и адреса почты. Каждое дополнительное поле снижает число завершённых регистраций. Если нужны дополнительные сведения, соберите их позже, после оплаты, в письме или сообщении.

Оплата должна занимать не больше минуты: оплата картой, через систему быстрых платежей, через привычные российские платёжные сервисы. Сразу после оплаты участник получает подтверждение и понятную инструкцию: когда и где получить стартовый пакет, во сколько прийти, как найти точку старта. Хорошо работает смс или сообщение в мессенджере за два дня до старта и за час до выдачи пакетов.

Командные турниры требуют отдельной логики: капитан регистрирует команду, добавляет игроков, оплачивает целиком или частями. Полезно дать возможность исправить состав до определённой даты и показывать список зарегистрированных команд, это подстёгивает остальных.

Партнёры и спонсоры: страница, которая приносит обращения

Спонсору нужен ответ на простой вопрос: что я получу за свои деньги или услуги. Страница «Партнёрам» должна отвечать прямо. Первое: кто приходит на событие, сколько человек было в прошлый раз, их возраст, интересы, откуда приезжают. Для примера: «в прошлом году на старт вышли 640 человек, 58 процентов из них от 25 до 40 лет, 40 процентов приехали с семьями». Это ориентиры для вашей страницы, у вас будут свои цифры.

Второе: форматы партнёрства. Генеральный партнёр с названием в заголовке события, официальный партнёр с логотипом на медали и фотозоне, партнёр дистанции с брендированной аркой на трассе, партнёр питания с точкой на финише, партнёр выдачи пакетов с листовкой в каждом пакете, информационный партнёр с постами и рассылкой. Для каждого формата стоит указать, что именно получает партнёр и ориентировочную стоимость или вилку.

Третье: примеры. Покажите фото прошлых стартов с логотипами партнёров, короткий отзыв одного из них, отчёт о том, как прошло размещение: охват в социальных сетях, число участников у стенда, количество подаренных купонов. Партнёру важнее всего видеть результат.

Четвёртое: простая форма «Обсудить партнёрство» с несколькими полями: компания, контактное лицо, телефон, какой формат интересует, комментарий. Рядом личный телефон человека, который отвечает за партнёров. Не прячьте контакты в самом низу страницы.

Отдельно подумайте о нестандартных партнёрах: местные магазины спортивных товаров, кафе, клиники, фитнес-клубы, салоны красоты, образовательные центры. Небольшие компании охотно участвуют, когда им предлагают понятный формат с понятной ценой. В заявках от спонсоров ценится скорость ответа: ответьте в течение суток и отправьте презентацию в виде ПДФ-файла с форматами и ценами.

Повторные участники: как вернуть тех, кто уже был

Самый дешёвый участник это тот, кто уже бегал или играл у вас. Он знает организаторов, доверяет и приводит друзей. Поэтому после события нужно не пропасть, а продолжить общение. В течение двух-трёх дней разместите результаты и фотографии, отправьте участникам ссылку на их результат и снимки, попросите оценить событие и оставить отзыв. Через неделю напишите о следующем старте и предложите ранний выбор слота для тех, кто был в этот раз.

Заведите базу участников в ЦРМ-системе, например в Битрикс24 или амоСРМ, с полями: сколько стартов пройдено, какие дистанции, был ли с командой, приводил ли друзей. Это позволяет делать точные рассылки: «Вы пробежали пять километров в этом году, в следующем сезоне есть десять километров с поддержкой наших тренеров».

Хорошо работает система скидок на раннюю регистрацию и для постоянных участников: например, участникам прошлого года цена ниже на пятнадцать процентов в первые две недели. Работает и клуб серии стартов: три забега за сезон с общим зачётом и особой наградой. Людям нравится быть частью сообщества, а не клиентами разового сервиса.

Как это связано с продвижением 3 в 1

Для организатора забегов и турниров три точки входа выглядят так. Первая точка это поиск: обычная выдача и нейропоиск. Страница события, страница партнёров, архив прошлых лет, раздел ответов на вопросы, всё это фактические материалы, которые можно процитировать. Ясная структура и актуальные даты делают сайт источником, к которому обращается нейропоиск, когда человек спрашивает про старты в городе.

Вторая точка это Яндекс Бизнес и Яндекс Карты. Если у вас есть клуб, школа бега, тренировочная площадка, стадион или пункт выдачи пакетов, заведите карточку организации. Укажите рубрики, адрес, часы, телефон, фотографии тренировок и мероприятий, список услуг (тренировки, абонементы, аренда площадки). Отдельно можно добавить карточку места проведения, чтобы участникам было легко проложить маршрут. Отзывы участников там особенно ценны: они выглядят как рассказы очевидцев.

Третья точка это 2ГИС. Туда заходят люди, которые ищут спортивные клубы и площадки в приложении на телефоне и часто решают прямо в дороге. Карточка в 2ГИС с актуальными фото, контактами и расписанием приводит новых участников и тех, кто хочет арендовать площадку.

Обращения с карт считаются так же, как заявки с сайта: звонки, сообщения, маршруты, записи на тренировки. Заведите отдельные номера или метки для каждой карточки и регулярно смотрите статистику карточек. В Яндекс.Метрике отслеживайте заявки и их источники: регистрации, обращения спонсоров, обращения по аренде.

На чём собирать сайт события

Для организатора, который проводит несколько событий в год, лучше иметь не отдельную страницу-одностраничник на каждый старт, а полноценный сайт на понятной системе управления. В ХостСМС удобно устроить так: раздел «События» с карточкой каждого старта, раздел «Архив» с результатами и фотографиями прошлых лет, раздел «Партнёрам», раздел «Клуб» и новости. Менеджер сам добавляет новое событие по готовому шаблону, меняет дату, цены и лимит мест, и ему не приходится каждый раз звать разработчика. Форму регистрации можно подключить к оплате и к ЦРМ-системе, чтобы каждая заявка сразу попадала в базу.

1С-Битрикс и ВордПресс тоже справятся, но для задачи «сделать, запустить и вести самим» ХостСМС проще в сопровождении. Важно одно: у каждого старта должен быть свой постоянный адрес страницы с понятным ЧПУ, чтобы ссылка из социальных сетей, из карточки на картах и из рассылки вела в одно и то же место, а статистика не расползалась.

Как считать заявки и окупаемость

Настройте цели в Яндекс.Метрике: завершённая регистрация, оплата, заявка от партнёра, звонок организатору, запись на тренировку клуба, клик по кнопке мессенджера. Поставьте метки на ссылки в рассылках, социальных сетях и карточках на картах, чтобы видеть, откуда приходят участники. Чаще всего выясняется неожиданное: один источник даёт мало переходов, но много оплаченных регистраций, а другой наоборот.

Считайте стоимость регистрации и стоимость заявки от партнёра. Условный пример. Забег с лимитом 500 участников, стоимость участия 1 500 рублей. Расходы на продвижение 45 000 рублей. Из них по сайту и поиску пришло 210 регистраций, с карточек на картах и из рассылки ещё 140, остальные из соцсетей и от друзей. Доход от участников 750 000 рублей, расходы на проведение события 520 000 рублей. Дополнительно две заявки от партнёров дали по 60 000 рублей. В итоге получается ощутимая прибыль, а стоимость привлечения одного участника по платным каналам составила около 130 рублей. Цифры придуманы, но по такой схеме можно считать любое событие.

Не забывайте посчитать долю повторных участников. Если в этом году вернулись 30 процентов прошлогодних участников, а в следующем 45 процентов, значит, ваша работа с сообществом даёт результат, и расходы на привлечение новых можно уменьшить.

Типичные ошибки

Первая ошибка: регистрация через общую форму, без оплаты и подтверждения, из-за чего сложно понять, кто придёт. Вторая: на сайте нет страницы партнёров, а контакты спонсорского отдела спрятаны. Третья: старые страницы прошлых лет удалены, и вместе с ними пропали фотографии и результаты. Четвёртая: схема трассы нечёткая, парковка не описана, поэтому участники опаздывают. Пятая: карточки клуба или площадки на картах не заполнены. Шестая: нет напоминаний перед стартом. Седьмая: после события организаторы молчат, и сообщество остывает. Восьмая: страницы не рассчитаны на телефон, а большинство регистраций делается именно с него.

План действий на 30 дней

Первая неделя: проверьте карточки места или клуба в Яндекс Бизнесе и 2ГИС, обновите фото, телефон и часы, внесите услуги. Настройте цели в Яндекс.Метрике. Вторая неделя: приведите в порядок страницу ближайшего события: дата, цена, программа, схема, ответы на вопросы, короткая форма регистрации. Третья неделя: сделайте или обновите страницу «Партнёрам» с цифрами, форматами, фото и формой. Четвёртая неделя: настройте напоминания участникам, соберите базу тех, кто был в прошлом году, отправьте им приглашение с ранней ценой, запустите архив результатов. В конце месяца посмотрите число регистраций, обращений партнёров и долю повторных участников.

Что лучше доверить специалистам

Организаторам хватает забот с трассой, судьями, волонтёрами и погодой. Сайт, регистрация с оплатой, подключение к ЦРМ-системе, аналитика, карточки на картах и страницы партнёров лучше отдать тем, кто делает это постоянно. Тогда вы не потеряете участников из-за неудобной формы и не пропустите обращение спонсора. Специалисты компании «Сайты Профессионально» собирают сайты событий на ХостСМС, связывают поиск, Яндекс Карты и 2ГИС и показывают, откуда приходят регистрации и партнёры.

Готовите новый сезон стартов и хотите, чтобы заявок от участников и спонсоров стало больше? Напишите специалистам «Сайты Профессионально»: мы бесплатно посмотрим ваш сайт, страницу события и карточки на картах и подскажем, что исправить в первую очередь.