Как подготовить сайт к выставке или отраслевому мероприятию

Участие в отраслевой выставке — заметная статья расходов. Стенд, застройка, печатные материалы, командировка, зарплата сотрудников на площадке — суммы легко доходят до нескольких сотен тысяч рублей. При этом сайт, на который придут почти все, кто заинтересовался вами на выставке, обычно не готовят вообще.

Происходит стандартная история: посетитель подходит к стенду, разговаривает пять минут, берёт визитку или буклет и уходит. Через день-два он открывает сайт, чтобы вспомнить, кто это был и чем занимался. И видит обычную главную страницу, где нет ни слова про выставку, ни специального предложения, ни даже упоминания, что компания там была.

Связь обрывается. Человек, который был почти готов к разговору, становится обычным холодным посетителем.

Разберём, что стоит сделать с сайтом до мероприятия, во время и после, чтобы вложения в выставку окупались не только контактами в блокноте.

Что происходит после выставки на самом деле

Полезно понимать реальную последовательность действий посетителя.

На выставке человек обходит десятки стендов за день. К вечеру у него в сумке два десятка буклетов и полтора десятка визиток. Он физически не помнит, кто есть кто.

Через день-три он начинает разбирать это. Часть выбрасывает сразу. По оставшимся — заходит в интернет и проверяет: что за компания, чем занимается, серьёзная ли, сколько стоит.

Дальше решение принимается почти полностью на основании того, что он увидел на сайте. Разговор на стенде создал первичный интерес, но подтверждает или разрушает его сайт.

И вот здесь возникает провал. Сайт, не подготовленный к этому визиту, работает как для случайного посетителя из поиска: общая информация, общие слова, никакой связи с тем разговором, который был.

Что сделать до выставки

Подготовка занимает от недели до двух и делится на несколько блоков.

Отдельная страница мероприятия

Самое важное действие. Страница, посвящённая конкретной выставке, с понятным адресом, который легко продиктовать и напечатать.

Что на ней должно быть:

Название выставки, даты, номер вашего стенда и павильон. Это нужно тем, кто ещё только собирается прийти.

Что вы показываете. Оборудование, продукция, новинки, услуги — конкретно.

Кто будет на стенде. Имена, должности, фотографии. Человек, который планирует визит, хочет знать, с кем он сможет поговорить.

Специальное предложение для посетителей выставки. Скидка, бесплатный расчёт, дополнительная услуга, увеличенный срок гарантии. Обязательно с указанием, до какой даты оно действует.

Форма записи на встречу на стенде. Многие снабженцы и технические специалисты планируют маршрут заранее и охотно записываются, чтобы не ждать.

Возможность скачать материалы: каталог, прайс, презентацию.

Эта же страница потом становится основной точкой посадки для всех, кто придёт после мероприятия.

Короткий адрес и код для сканирования

Адрес страницы должен быть таким, чтобы его можно было напечатать на визитке и произнести вслух. Длинная ссылка с набором символов не годится.

Код для сканирования, ведущий на эту страницу, стоит разместить везде: на стенде крупно, на визитках, на буклетах, на бейджах сотрудников. Значительная часть посетителей сканирует прямо на месте — и это лучший момент, потому что интерес максимальный.

Важно: код должен вести именно на страницу мероприятия, а не на главную. И обязательно с меткой, чтобы потом можно было понять, сколько переходов пришло именно с выставки.

Проверка технической стороны

За неделю до мероприятия стоит пройтись по базовым вещам. На выставке и после неё сайт получит всплеск посещаемости, и любые слабые места проявятся.

Скорость загрузки на телефоне. Люди будут открывать сайт прямо на площадке, с мобильного интернета, часто в условиях перегруженной сети. Тяжёлый сайт не откроется вовсе.

Работа всех форм. Отправьте тестовые заявки со всех форм и убедитесь, что письма доходят. Заявка, потерянная после выставки, стоит особенно дорого.

Кликабельность телефона на мобильных.

Актуальность цен и ассортимента. Если на стенде вы называете одни цифры, а на сайте висят прошлогодние, доверие рушится.

Работа сертификата безопасности. Предупреждение браузера на телефоне посетителя перечёркивает весь разговор на стенде.

Нагрузка на хостинг. Если ожидается заметный всплеск, стоит заранее уточнить у хостинга, выдержит ли тариф.

Материалы, которые можно скачать

Подготовьте файлы, которые вы будете предлагать вместо бумажных буклетов: каталог, техническую документацию, презентацию, расчётные таблицы.

Это решает сразу две задачи. Во-первых, посетителю не нужно таскать бумагу. Во-вторых, чтобы скачать, он оставляет контакт — и у вас появляется адрес, который вы не получили бы иначе.

Не делайте форму скачивания сложной: имя и почта или телефон. Больше не нужно.

Обновление сведений о компании

Перед выставкой имеет смысл привести в порядок то, что посетитель будет проверять: страницу о компании, портфолио, отзывы, раздел с сертификатами и документами, описание производства.

Это не косметика. Технический специалист, который заинтересовался вами на стенде, будет искать подтверждение вашей состоятельности — и найдёт его либо на сайте, либо нигде.

Что делать во время выставки

Публикуйте с площадки. Короткие материалы в раздел новостей: фотографии стенда, что показываете, кто пришёл. Это работает и для тех, кто не смог прийти, и как подтверждение активности компании.

Держите страницу мероприятия актуальной. Если предложение меняется или добавляется, обновляйте.

Собирайте контакты в единый список сразу. Не в блокнот, который потом потеряется, а в таблицу или в Битрикс24 прямо на площадке. С пометкой, о чём говорили — через три дня вы этого не вспомните.

Проверяйте, доходят ли заявки. Если кто-то отправил форму с площадки, а уведомление не пришло, лучше узнать об этом сразу.

Что делать после

Здесь совершается больше всего ошибок. Выставка закончилась, все устали, и работа с контактами откладывается на неделю. За эту неделю интерес остывает.

Свяжитесь с контактами в течение двух-трёх дней. Напомните, о чём говорили, приложите ссылку на страницу мероприятия и на конкретную страницу услуги или продукции, которая обсуждалась.

Не убирайте страницу мероприятия сразу. Переоформите её: замените «приходите на стенд» на «мы участвовали, вот что показывали», добавьте фотографии, сохраните специальное предложение ещё на две-три недели. Люди будут заходить по буклетам и визиткам ещё месяц.

Посмотрите статистику. Сколько переходов было по метке с выставки, сколько человек скачало материалы, сколько оставило заявки. Это позволит оценить отдачу от участия в цифрах, а не в ощущениях.

Занесите результат в общий учёт обращений. Выставка — такой же источник, как поиск или карты, и её нужно сравнивать с остальными по стоимости обращения.

Как это связано с продвижением 3 в 1

Выставка не существует отдельно от остальных каналов — наоборот, она усиливает их и усиливается ими.

Поиск. После мероприятия часть посетителей не станет искать вашу визитку. Они просто вспомнят название компании или направление и наберут в поиске. Если по названию компании вас легко найти, а по вашей продукции сайт вообще присутствует в выдаче, эти люди дойдут до вас. Если нет — уйдут к тому, кого найдут.

Отдельно про нейропоиск: посетитель выставки часто спрашивает у поискового помощника про компанию или про технологию, которую увидел. В генеративный ответ попадают факты, которые есть на вашем сайте: чем занимаетесь, сколько лет, какие объёмы, какие цены. Страница мероприятия с конкретикой тоже работает на это.

Яндекс.Справочник. Человек, взявший визитку, часто ищет компанию не в поиске, а прямо в картах — привычка проверять организацию именно там очень распространена. Карточка в Яндекс Бизнесе должна быть заполнена: услуги, фотографии, часы работы, актуальный телефон. Перед выставкой её стоит обновить так же, как сайт: добавить свежие фотографии, актуализировать перечень услуг.

2ГИС. То же самое, и особенно для региональных выставок: значительная часть аудитории проверяет компании именно в 2ГИС. Пустая карточка на фоне хорошего стенда выглядит странно и вызывает сомнения.

Практический смысл: подготовка к выставке — это подготовка всех трёх точек, а не только сайта. Человек, которого вы заинтересовали лично, обязательно проверит вас минимум в двух местах, и любое слабое звено обесценивает работу на стенде.

Как считать отдачу от участия

Выставка — дорогой канал, и её нужно оценивать так же, как остальные.

Число собранных контактов. База.

Число обращений после выставки. Отдельно считайте тех, кто пришёл сам через сайт по метке, и тех, с кем связались вы.

Стоимость обращения. Все расходы на участие, делённые на число обращений. Сравните с тем, во что вам обходится обращение из поиска или с карт. Результат часто бывает отрезвляющим — но зато честным.

Число сделок и их сумма. С учётом того, что в большинстве отраслей сделка после выставки закрывается через два-четыре месяца. Считать итог через две недели бессмысленно.

Технически это обеспечивается просто: метка в ссылке для кода сканирования и печатных материалов, отдельная цель в Яндекс.Метрике на скачивание материалов и на форму записи, отдельный номер телефона на раздаточных материалах, если хотите отделить звонки.

Частые ошибки

Никакой подготовки вообще. Самая распространённая ситуация: на сайте нет ни слова про выставку, и весь трафик после неё попадает на обычную главную.

Код для сканирования ведёт на главную страницу. Человек попадает в общий поток и не находит того, о чём говорили.

Страницу мероприятия удаляют сразу после окончания. А люди заходят по буклетам ещё месяц и попадают на ошибку.

Нет метки в ссылках. В результате невозможно понять, сколько человек пришло с выставки, и оценить отдачу.

Специальное предложение без срока. Без ограничения по времени оно не создаёт повода действовать.

Обработка контактов через неделю. К этому моменту половина уже договорилась с кем-то другим.

Сайт не выдерживает нагрузки или тормозит на мобильных. Всё вложенное в стенд обесценивается за десять секунд ожидания загрузки.

Если вы не участвуете, а просто идёте посетителем

Отдельная ситуация, о которой редко думают: сотрудники компании ходят по выставке, знакомятся, раздают визитки. Стенда нет, но контакты появляются.

Здесь работает та же логика, только в упрощённом виде.

Визитка должна вести на конкретную страницу, а не на главную. Если вы ходите искать поставщиков — на страницу с описанием того, что вам нужно. Если ищете клиентов — на страницу услуги, о которой говорите.

Сайт должен быть готов к тому, что его откроют с телефона в шумном павильоне за десять секунд. Первый экран решает всё.

Стоит заранее подготовить короткое сообщение для отправки в мессенджер после знакомства: пара фраз и ссылка. Отправленное в тот же вечер, оно работает в разы лучше, чем через неделю.

И тот же принцип по учёту: пометьте эти контакты отдельно, чтобы потом понимать, что дало посещение мероприятия.

Короткий список подготовки

За две недели: сделать страницу мероприятия, подготовить материалы для скачивания, обновить портфолио и раздел о компании, актуализировать цены.

За неделю: проверить скорость, формы, доставку писем, сертификат, кликабельность телефона; обновить карточки в Яндекс Бизнесе и 2ГИС; заказать печать с кодом для сканирования и коротким адресом.

За день: отправить тестовые заявки, проверить, что метки работают, убедиться, что уведомления приходят тому, кто будет их обрабатывать в дни выставки.

После: связаться с контактами за два-три дня, переоформить страницу мероприятия, снять статистику, занести результат в учёт обращений.

Ничего сложного в этом списке нет — но выполненный целиком, он заметно меняет отдачу от участия. Разница между «взял визитку и забыл» и «взял визитку, зашёл на сайт, увидел ровно то, о чём говорили, и оставил заявку» — это и есть окупаемость выставки.

Если до мероприятия осталось немного времени, а заниматься сайтом некому, обратитесь к нам. Специалисты компании «Сайты Профессионально» помогут подготовить сайт и карточки на картах к выставке: сделаем страницу мероприятия, проверим техническую часть, настроим учёт обращений с раздаточных материалов. Первичный разбор — бесплатно, скажем честно, что успеваем и что даст наибольший эффект в вашем случае.