Экспорт данных при смене подрядчика: что забрать с сайта

Смена подрядчика по сайту — событие, к которому почти никто не готовится заранее. Решение принимается на эмоциях: перестали отвечать, сорвали сроки, подняли цену, качество упало. Хочется закончить побыстрее и начать работать с новыми людьми. И вот здесь совершается ошибка, которая потом обходится в месяцы восстановления: расстаются, не забрав то, что принадлежит компании.

Через две недели выясняется, что доступа к хостингу нет, домен оформлен непонятно на кого, статистика за три года осталась в чужом аккаунте, а исходники дизайна никто никогда не видел. Разберёмся, что именно нужно забрать и в каком порядке это делать.

Главное правило: забрать до расставания

Порядок действий имеет решающее значение. Пока отношения рабочие, подрядчик передаёт данные спокойно и быстро. После конфликта — медленно, частично или никак. Причём чаще не из вредности, а по инерции: у бывшего клиента нет приоритета, письма остаются без ответа, человек, который всё знал, уволился.

Поэтому правильная последовательность такая: сначала собираем всё, потом объявляем о смене. Если отношения уже испорчены, действовать нужно быстро и по письменному списку, а не отдельными просьбами.

Хорошая практика вообще не доводить до этой ситуации: раз в полгода проверять, что все доступы у вас есть, независимо от того, кто ведёт сайт. Тогда смена подрядчика превращается в обычную рабочую процедуру.

Что нужно забрать: полный перечень

Домен. Самое важное и самое часто упускаемое. Нужно понимать, у какого регистратора он зарегистрирован, на кого оформлен, есть ли у вас доступ в личный кабинет, когда истекает срок и настроено ли автопродление. Идеальная ситуация — домен оформлен на вашу компанию, кабинет регистратора у вас, подрядчик имеет только технический доступ к настройкам. Если домен оформлен на подрядчика или на частное лицо из его команды — это нужно исправлять в первую очередь, до всего остального.

Хостинг или сервер. Доступ в панель управления, реквизиты для подключения по защищённому протоколу, доступ к базе данных. Плюс информация: какой тариф, когда оплачен, до какого числа, на кого оформлен договор, кто платит. Встречается ситуация, когда хостинг оплачивает подрядчик со своей карты и включает в счёт — при расставании оплата просто прекращается.

Полная копия файлов сайта. Не «доступ к панели», а именно архив всех файлов. Забирается и хранится у вас.

Копия базы данных. Всё содержимое: страницы, товары, заявки, настройки. Обязательно проверить, что копия открывается и не битая — скачанный архив, который не разворачивается, ничем не лучше отсутствия архива.

Доступы к системе управления сайтом. Учётная запись с полными правами, которая принадлежит вам, а не персонально сотруднику подрядчика. Заодно стоит посмотреть список всех пользователей и убрать лишних.

Лицензия на систему управления. Для ХостСМС и других систем с лицензией: на кого она оформлена, до какого срока действует продление, у кого личный кабинет разработчика. Лицензия, оформленная на подрядчика, — источник неприятных сюрпризов при обновлениях.

Аккаунты аналитики. Яндекс.Метрика — самое ценное, что есть на сайте после самого сайта. Там накоплена статистика за все годы работы. Её нельзя перенести в другой счётчик: если счётчик создан в аккаунте подрядчика и доступ потерян, история пропадает навсегда. Нужно убедиться, что счётчик находится в аккаунте, принадлежащем компании, а подрядчику выданы гостевые права. Если это не так — исправлять немедленно.

Яндекс.Вебмастер. Права на сайт, история индексирования, настройки. Аналогично: основной доступ должен быть у компании.

Рекламные кабинеты. Яндекс Директ и любые другие. Здесь ситуация чувствительнее: в кабинете накоплена статистика кампаний, обучение алгоритмов, история ставок. Кабинет, созданный агентством на себя, при расставании остаётся у агентства, и новый подрядчик начинает с нуля. Правильно — собственный кабинет компании с выданным доступом.

Карточки в Яндекс Бизнесе и 2ГИС. Очень частая потеря. Карточку заводил подрядчик, права у него, и после расставания компания не может изменить в собственной карточке даже телефон. Восстановление прав — процедура долгая и нервная. Проверить и переоформить нужно обязательно.

Почта на домене. Где она обслуживается, кто администратор, какие ящики существуют. Особенно важно: на какой ящик приходят заявки с сайта и кто имеет к нему доступ.

Исходники дизайна. Макеты в редакторе, фирменные шрифты, логотип в векторе, иконки, фотографии в исходном разрешении. Без исходников любое изменение дизайна начинается с восстановления материалов.

Фотографии и видео. Всё, что снималось для сайта, в оригинальном качестве. Сжатые версии с сайта для повторного использования не годятся.

Тексты. Обычно можно выгрузить с сайта, но если тексты писались подрядчиком в отдельных документах с версиями и комментариями — стоит забрать и их.

Документация. Техническое задание, описание доработок, схема интеграций, инструкции для сотрудников. Часто её нет вообще, но спросить стоит.

Описание интеграций. С какими системами связан сайт: обмен с товарным учётом, передача заявок в Битрикс24 или амоСРМ, подключённые сервисы обратного звонка, чат, коллтрекинг. По каждой — реквизиты доступа и описание, как настроено. Это то, что чаще всего ломается при переезде.

Сторонние сервисы. Сертификат безопасности, служба защиты от нагрузки, сервис рассылок, файловые хранилища. Где оформлены, кто платит, когда продлевать.

Как проверить, что всё действительно у вас

Список — это половина дела. Вторая половина — проверка, потому что переданный доступ может не работать.

Зайдите в каждый кабинет самостоятельно, со своего компьютера, своим паролем. Не «подрядчик прислал логин», а именно вход, который работает.

Смените пароли везде, где это возможно, сразу после получения.

Проверьте, что вы можете добавить и удалить пользователя — то есть у вас именно права владельца, а не редактора.

Разверните скачанную копию сайта на тестовом хостинге и убедитесь, что она рабочая. Это единственный способ узнать, что архив полный.

Проверьте, что в Яндекс.Метрике вы видите данные за все годы, а не за последний месяц.

Убедитесь, что домен продлевается автоматически и оплата привязана к вашей карте или счёту.

Составьте единый документ со всеми доступами и храните его в надёжном месте, доступном как минимум двум людям в компании.

Как это связано с продвижением 3 в 1

Потеря доступов бьёт по всем трём каналам обращений, причём по каждому по-своему.

Поиск и нейропоиск. Здесь главная потеря — данные. История Яндекс.Метрики и Яндекс.Вебмастера показывает, что и когда работало, откуда шли обращения, как менялась картина. Без неё новый подрядчик первые месяцы работает вслепую и, скорее всего, повторит уже пройденные ошибки. Сам сайт при потере доступа к хостингу тоже под угрозой: невозможность обновить содержание означает, что информация о компании устаревает, а именно её использует нейропоиск при ответах на вопросы клиентов.

Яндекс.Справочник и Яндекс Бизнес. Потеря прав на карточку — прямая потеря канала обращений. Карточка продолжает работать, но вы не можете исправить телефон, режим работы, перечень услуг. Клиенты звонят по старому номеру. Отвечать на отзывы вы тоже не можете. Восстановление прав занимает недели.

2ГИС. Та же история. Плюс дополнительная сложность: в 2ГИС карточка часто заводится через менеджера, и следы того, кто её создавал, теряются.

Практический вывод: доступы к карточкам на картах нужно проверять с той же тщательностью, что и доступ к сайту. Обращения с карт составляют заметную долю потока, и потерять управление этим каналом — значит потерять его целиком.

Отдельно: что делать, если доступов уже нет

Ситуация неприятная, но не безнадёжная. Порядок восстановления примерно такой.

Домен. Обращение к регистратору. Если домен оформлен на вашу компанию, восстановление доступа — обычная процедура. Если на постороннее лицо, потребуется договариваться.

Хостинг. Обращение к хостинг-провайдеру. Если договор на вашу компанию и оплата шла с ваших счетов — вопрос решается.

Сайт без доступа к панели. Если есть доступ к хостингу, файлы и база у вас, а значит можно создать нового администратора напрямую в базе.

Яндекс.Метрика. Восстановить чужой счётчик нельзя. Придётся ставить новый и терять историю. Единственное утешение — начать вести правильно с этого дня.

Карточки на картах. Существует процедура подтверждения прав владельца бизнеса. Она долгая, требует подтверждающих документов, но работает.

Рекламные кабинеты. Обращение в поддержку рекламной системы с документами компании.

Общий принцип: чем больше оформлено на компанию, тем проще восстановление. Всё, что оформлено на физических лиц из команды подрядчика, восстанавливается тяжело.

Как передать дела новому подрядчику

Собрать доступы — половина задачи. Вторая половина — сделать так, чтобы новая команда вошла в проект быстро, а не потратила два месяца на изучение того, что и где.

Передавайте не связку паролей, а описание. Документ, где по каждому пункту сказано: что это, где находится, кто платит, когда продлевать, кто пользуется. Просто список логинов оставляет новых людей в тех же потёмках.

Расскажите историю. Что делалось за последние годы, что пробовали, что сработало, что нет. Это экономит месяцы: без такой информации новая команда неизбежно повторит уже пройденное.

Покажите статистику лично. Откройте Яндекс.Метрику вместе и пройдитесь по ключевым отчётам: откуда приходят люди, какие страницы дают обращения, как менялась картина. Полчаса такого разговора стоят недели самостоятельного изучения.

Опишите нестандартное. У любого сайта, живущего несколько лет, есть особенности: самописный модуль, ручная выгрузка, странная интеграция, скрипт, который запускается по расписанию и о котором знал один человек. Всё, что вы помните, стоит записать.

Обозначьте, что нельзя трогать. Работающие интеграции, приём заявок, обмен с товарным учётом. Первое, что делает новая команда, — начинает наводить порядок, и без предупреждения может отключить то, на чём держится приём обращений.

Договоритесь о периоде параллельной работы. Даже две недели, когда прежний подрядчик отвечает на вопросы, снимают большую часть рисков. Это стоит оговорить заранее, пока отношения рабочие.

Проверьте приём заявок в первый же день. После любой смены рук первым делом отправьте тестовую заявку и убедитесь, что она дошла до менеджера и попала в Битрикс24 или амоСРМ. Потеря заявок при передаче проекта — самая частая и самая дорогая неприятность.

Типичные ошибки

Объявить о смене подрядчика до сбора доступов. После этого сбор превращается в переписку с молчанием.

Довериться словам «всё у вас есть». Пока вы не вошли своими руками, у вас ничего нет.

Не проверить резервную копию. Скачанный архив, который не разворачивается, обнаруживается в самый неподходящий момент.

Забыть про карточки на картах. Про сайт помнят все, про карты — почти никто.

Не забрать исходники дизайна. Через год нужно поправить логотип на баннере, а исходника нет.

Оставить старые учётные записи активными. После расставания у бывшего подрядчика остаётся доступ в админку. Это нужно закрывать сразу.

Не составить документ с доступами. Всё собрали, разложили по почте и переписке, через год снова ничего не найти.

Порядок действий

Составьте перечень по списку выше применительно к вашему сайту.

Пройдите по нему до объявления о смене подрядчика, спокойно и по-рабочему.

Проверьте каждый доступ самостоятельным входом.

Скачайте и разверните копию сайта на тестовой площадке.

Переоформите на компанию всё, что оформлено на посторонних: домен, лицензию, карточки, кабинеты.

Смените пароли, уберите лишних пользователей.

Сведите всё в один документ и обеспечьте доступ к нему двум людям в компании.

Поставьте в календарь проверку раз в полгода — независимо от того, кто ведёт сайт.

Если вы собираетесь менять подрядчика и не уверены, что у вас на руках всё необходимое, или уже столкнулись с тем, что часть доступов потеряна, — специалисты компании «Сайты Профессионально» бесплатно помогут составить полный перечень применительно к вашему сайту и подскажут, что и как восстанавливать. Мы девятнадцать лет работаем с сайтами и не раз принимали проекты в состоянии, когда от прежней команды не осталось ничего, кроме адреса в браузере.