Регламент обновления сайта силами сотрудника компании

В компании есть сайт и есть сотрудник, которому «поручили сайт». Обычно это маркетолог, помощник руководителя или менеджер, у которого нашлось свободное время. Ему дали доступ в панель управления, показали, где кнопка «Сохранить», и сказали: обновляй.

Дальше начинается один из двух сценариев. Первый: сотрудник боится что-то сломать и не делает ничего, сайт стоит без изменений годами. Второй: сотрудник не боится, и через полгода на сайте пять разных шрифтов, картинки по три мегабайта, страницы с пустыми названиями и цены, которые в одном месте одни, а в другом другие.

Оба сценария решаются одним и тем же — письменным регламентом. Разберём, что в него входит, как его составить и какие правила действительно нужны.

Зачем нужен регламент

Регламент — это не бюрократия, а способ передать сайт человеку без специальных знаний так, чтобы он мог работать спокойно.

Убирает страх. Когда написано, что можно менять, а что нельзя, сотрудник действует уверенно.

Задаёт единый вид. Все новости, товары и страницы оформляются одинаково, независимо от того, кто их добавлял.

Экономит время подрядчика. Мелкие правки делаются внутри компании, а не через заявку и ожидание.

Защищает от типовых поломок. Большая часть проблем на сайтах компаний возникает не от злого умысла, а от незнания: вставили текст из документа вместе с оформлением, загрузили фотографию прямо с фотоаппарата, удалили страницу вместо снятия с публикации.

Переживает смену сотрудников. Человек уходит — регламент остаётся, и новому не нужно начинать с нуля.

Что сотрудник может делать сам

Разделение зон ответственности — основа регламента. Обычно граница проходит так.

Можно и нужно делать самостоятельно:

• добавлять и редактировать новости, статьи, акции;
• обновлять цены в прайсе и в карточках товаров;
• добавлять фотографии выполненных работ в портфолио;
• менять контактные данные, часы работы, реквизиты для связи;
• добавлять и убирать сотрудников в разделе команды;
• обновлять тексты на существующих страницах;
• добавлять товары в существующие разделы каталога;
• снимать с публикации то, что стало неактуальным;
• отвечать на отзывы и вопросы;
• обновлять те же сведения в карточках Яндекс Бизнеса и 2ГИС.

Нельзя без специалиста:

• менять структуру меню и разделов;
• изменять адреса страниц;
• удалять страницы совсем;
• трогать настройки системы управления, шаблоны, код;
• устанавливать и отключать модули;
• менять настройки форм и получателей заявок;
• работать с файлами настроек индексации;
• менять настройки в панели хостинга и в панели домена;
• вставлять на сайт чужой код: счётчики, виджеты, скрипты сторонних сервисов.

Последний пункт особенно важен. Чужой код — самая частая причина внезапного замедления сайта и ошибок в статистике. Он должен ставиться через специалиста и с проверкой.

Правила работы с текстом

Самый частый источник беспорядка. Правила простые.

Вставлять текст без оформления. При копировании из текстового редактора вместе с буквами переносятся шрифты, размеры, цвета и невидимые метки. Нужно вставлять через специальную кнопку вставки без форматирования или предварительно пропускать текст через простой текстовый редактор.

Не менять шрифт и размер вручную. Оформление задаётся шаблоном сайта. Если сотрудник ставит другой шрифт, страница выпадает из общего вида.

Использовать заголовки, а не жирный крупный текст. Заголовки второго и третьего уровня — это не «покрупнее и пожирнее», а структура страницы. От неё зависит и удобство чтения, и понимание страницы поисковыми системами.

Один главный заголовок на страницу. Название страницы уже является главным заголовком, дублировать его в тексте не нужно.

Абзацы короткие. Три-пять строк. Длинные абзацы на телефоне превращаются в стену.

Без выделения цветом и подчёркиванием. Подчёркнутый текст воспринимается как ссылка, цветной — как ошибка вёрстки.

Проверять на телефоне после публикации. Обязательный последний шаг.

Правила работы с изображениями

Второй по частоте источник проблем.

Сжимать перед загрузкой. Фотография с телефона весит несколько мегабайт. На сайте она должна весить сотни килобайт. Для этого есть простые сервисы сжатия.

Задавать нужный размер. Изображение шириной в четыре тысячи точек не нужно нигде: браузер всё равно уменьшит его при показе, но скачает целиком.

Правильный формат. Фотографии — в формате с сжатием, схемы и логотипы — в формате с прозрачностью или векторном.

Осмысленное имя файла. Не набор цифр с датой, а описание того, что на снимке. Это помогает и в поиске картинок, и в наведении порядка в медиатеке.

Описание изображения обязательно. Короткая фраза о том, что на картинке.

Единый стиль. Фотографии работ снимаются похоже: примерно одинаковый ракурс, освещение, кадрирование.

Не загружать чужие изображения. Снимки с чужих сайтов и из поиска — плохая практика по многим причинам, включая то, что их узнают клиенты.

Правила публикации новостей и акций

Заголовок конкретный. Не «Новая акция», а «Скидка на остекление балконов до конца сентября».

Первый абзац содержит суть. Что, для кого, когда, сколько.

Дата окончания обязательна. И у акции должна быть дата, после которой её снимают. Заброшенная акция с прошлогодней датой — сигнал, что сайт мёртв.

Одна картинка к записи. Своя.

Ссылка на страницу услуги. Из новости человек должен попадать туда, где можно оставить заявку.

Дублирование в карточки. Ту же новость коротко публикуйте в Яндекс Бизнесе и 2ГИС — там публикации повышают активность карточки.

Регулярность важнее объёма. Две записи в месяц стабильно лучше, чем десять за неделю и потом полгода тишины.

Правила обновления цен

Отдельный раздел, потому что цены — самое чувствительное место.

Список мест, где цены встречаются. Составьте его один раз: страницы услуг, общий прайс, карточки товаров, калькулятор, карточки в Яндекс Бизнесе и 2ГИС, коммерческие материалы. При изменении цен нужно пройти весь список, а не одно место.

Дата актуальности. На странице с ценами должна стоять дата последнего обновления.

Проверка после изменения. Открыть страницу, проверить, что новые цифры отображаются, а не подставляются из сохранённой копии.

Сообщить в отдел продаж. Чтобы менеджеры не называли старые суммы.

Устаревшие цены — одна из самых дорогих ошибок: она портит первое впечатление и создаёт конфликт уже на стадии разговора.

Ежемесячный и ежеквартальный чек-лист

Регламент — это не только «как делать», но и «что делать» регулярно.

Раз в месяц:

• проверить, что все формы на сайте отправляются и письма доходят;
• проверить актуальность цен и акций;
• опубликовать две-три записи в блоге или новостях;
• добавить свежие примеры работ;
• ответить на новые отзывы на всех площадках;
• посмотреть в Яндекс.Метрике число обращений за месяц и сравнить с предыдущим.

Раз в квартал:

• пройти по всем страницам и проверить актуальность сведений;
• обновить состав команды;
• проверить работу сайта на телефоне;
• проверить скорость загрузки;
• обновить фотографии в карточках на картах;
• проверить, совпадают ли контакты и часы работы во всех источниках;
• посмотреть, какие вопросы чаще всего задают клиенты, и добавить ответы на сайт.

Раз в год:

• проверить срок оплаты домена и хостинга;
• проверить срок сертификата безопасности;
• пересмотреть структуру разделов;
• обновить прайс целиком.

Типовые ошибки сотрудника и как их предупредить

Полезно перечислить в регламенте не только правила, но и то, что чаще всего идёт не так. Люди учатся на конкретных примерах лучше, чем на общих формулировках.

Удалил вместо снятия с публикации. В большинстве систем управления есть разница между «убрать со страницы» и «удалить навсегда». Второе часто необратимо. Правило: удаление — только через специалиста.

Загрузил фотографию прямо с камеры. Страница стала весить двадцать мегабайт и грузиться десять секунд. Правило: сжатие обязательно, есть указанный сервис и указанный предельный размер.

Вставил текст из документа с оформлением. Страница выпала из общего вида. Правило: только вставка без форматирования.

Поменял адрес страницы, чтобы «стало красивее». Старый адрес перестал работать, поток обращений на страницу прекратился. Правило: адреса не трогать.

Скопировал текст с чужого сайта. Кроме прочего, такая страница просто не приносит обращений: она уже есть в интернете. Правило: пишем своё.

Забыл проверить на телефоне. Три четверти посетителей смотрят с телефонов. Правило: проверка после каждой публикации.

Опубликовал акцию без даты окончания. Через год она всё ещё висит. Правило: у акции всегда есть дата снятия.

Поменял цену в одном месте из пяти. Правило: есть список мест, проходим весь.

Вставил чужой скрипт «на попробовать». Сайт замедлился, статистика поехала. Правило: любой сторонний код — через специалиста.

Что делать, если что-то сломалось

В регламенте должен быть раздел на случай ошибки, иначе сотрудник будет пытаться исправить сам и сделает хуже.

Не пытаться откатить вслепую. Особенно если непонятно, что именно произошло.

Зафиксировать, что делали. Какие действия предшествовали, в какое время, на какой странице.

Сообщить ответственному или подрядчику сразу. Чем раньше, тем проще восстановить.

Знать, где резервные копии и за какой период они есть.

Знать порядок действий при недоступности сайта: кому звонить, что проверять в первую очередь.

Не бояться сообщать об ошибках. Атмосфера, в которой сотрудник скрывает промах, обходится дороже самого промаха.

Как это связано с продвижением «3 в 1»

Регламент обновления касается не только сайта. Компания присутствует в трёх точках, и все три требуют поддержания.

Поиск. Сайт, который не обновляется, постепенно теряет обращения: сведения устаревают, конкуренты добавляют новое. Регулярные публикации, свежие примеры работ и актуальные цены — это то, что поддерживает поток. Отдельно важно для генеративных ответов: система предпочитает свежие и непротиворечивые сведения, а страница с ценами двухлетней давности проигрывает обновлённой.

Яндекс.Справочник. Карточка в Яндекс Бизнесе требует внимания не реже сайта: обновление часов работы перед праздниками, свежие фотографии, публикации, ответы на отзывы. Заброшенная карточка теряет позиции в подборе и доверие людей.

2ГИС. То же самое. Плюс проверка адреса и описания входа, если что-то изменилось.

Правильный регламент включает все три точки в один цикл: поменяли цену — обновили на сайте и в обеих карточках; сделали объект — сфотографировали, выложили в портфолио и в публикации; сменили часы работы — исправили везде. Именно согласованность даёт эффект, а разрозненные обновления в одном месте его размывают.

Как оформить и внедрить

Пишите коротко. Регламент на двадцать страниц не читают. Достаточно трёх-четырёх: что можно, чего нельзя, как делать типовые операции, что проверять регулярно.

Добавьте картинки. Снимки панели управления с подписями лучше любых описаний.

Разберите типовые операции пошагово. «Как добавить новость», «Как поменять цену», «Как загрузить фотографию работы» — по шагам, с указанием, где что находится.

Проведите обучение один раз вживую. Час с подрядчиком экономит потом десятки заявок.

Заведите тестовую копию сайта, если правки бывают серьёзными. На ней можно пробовать без риска.

Назначьте ответственного и заместителя. Отпуск и болезнь не должны останавливать обновление.

Обновляйте сам регламент. Изменилась панель управления или добавился раздел — дополните документ.

Отдельно про доступы: у компании должны быть свои учётные записи, а не общий вход подрядчика. Каждому сотруднику — свой доступ с нужными правами, чтобы можно было видеть, кто и что менял, и быстро отозвать права при увольнении.

Что делать по шагам

1. Определите, кто в компании отвечает за сайт, и назначьте заместителя.
2. Заведите отдельные учётные записи с ограниченными правами.
3. Составьте список того, что сотрудник делает сам, и что — только через специалиста.
4. Опишите пошагово пять-шесть типовых операций со снимками экрана.
5. Пропишите правила работы с текстом: вставка без оформления, заголовки, длина абзацев.
6. Пропишите правила работы с изображениями: сжатие, размер, имя, описание.
7. Составьте список всех мест, где встречаются цены.
8. Составьте ежемесячный и ежеквартальный чек-листы.
9. Включите в чек-листы карточки в Яндекс Бизнесе и 2ГИС.
10. Проведите однократное обучение с подрядчиком.
11. Заведите тестовую копию, если правки бывают крупными.
12. Через квартал пересмотрите регламент и дополните по итогам практики.

Итог

Сайт, за которым никто не следит, устаревает быстро и незаметно: старые цены, снятые с производства товары, уволившиеся сотрудники, акции прошлого года. Каждая такая мелочь по отдельности не критична, а вместе они создают впечатление, что компания не работает.

Решается это не героическими усилиями, а простым письменным порядком: кто отвечает, что делает сам, чего не трогает, что проверяет каждый месяц. Такой документ занимает три страницы и снимает большую часть проблем.

И помните про три точки: сайт, карточка в Яндекс Бизнесе, карточка в 2ГИС. Обновление должно проходить по всем трём — иначе клиент увидит разные цены в разных местах и решит, что вам нельзя доверять.

Если вы хотите передать сайт сотруднику и не бояться за последствия, специалисты компании «Сайты Профессионально» помогут составить регламент под вашу систему управления, настроить права доступа, провести обучение и взять на себя те работы, которые не стоит делать своими силами. Обращайтесь за бесплатной консультацией — подскажем, как разделить зоны ответственности.