Доступы к сайту: что должно быть у владельца и как передавать подрядчику

Вопрос, который стоит задать себе прямо сейчас: если завтра ваш нынешний подрядчик по сайту перестанет отвечать на звонки, сможете ли вы сохранить сайт? Не «наверное разберёмся», а конкретно — есть ли у вас на руках всё необходимое, чтобы передать работу другому специалисту и ничего не потерять?

У большинства компаний честный ответ — нет. Домен зарегистрирован на кого-то другого, хостинг оплачивается непонятно кем, доступ в панель управления есть только у разработчика, счётчик аналитики заведён на почту сотрудника, который уволился. При обычном течении дел это не мешает. Проблемы начинаются в момент расставания — и тогда оказывается, что бизнес не владеет собственным сайтом.

Разберём, что именно должно быть у владельца, как это проверить, как правильно выдавать доступы подрядчикам и как забирать их обратно.

Из чего вообще состоит «сайт»

Сайт кажется единым целым, но на деле это несколько независимых частей, у каждой из которых свой владелец, свой договор и свой доступ. Потеря любой из них создаёт проблему.

Домен — адрес сайта. Регистрируется у регистратора, продлевается ежегодно. Ключевой элемент: без домена всё остальное бессмысленно.

Хостинг — место, где физически лежат файлы сайта и база данных.

Сама система управления — панель, через которую меняется содержимое.

Файлы и база данных — то, из чего состоит сайт.

Почта на домене — часто привязана к хостингу или к отдельному сервису.

Сертификат безопасности — обеспечивает защищённое соединение.

Аналитика — Яндекс.Метрика и Яндекс.Вебмастер.

Карточки в справочниках — Яндекс.Бизнес и подобные.

Рекламные кабинеты — Яндекс Директ и другие.

Сторонние сервисы — онлайн-консультант, коллтрекинг, система учёта, платёжный сервис.

Исходные материалы — макеты дизайна, исходники изображений, тексты.

Каждый пункт — потенциальная точка потери. Дальше пройдёмся по самым важным.

Домен: самое главное

Домен — единственный элемент, потеря которого практически невосполнима. Хостинг можно сменить, сайт восстановить из копии, аналитику завести заново. Домен, зарегистрированный на постороннего человека, вернуть крайне сложно.

Что должно быть у вас:

Домен зарегистрирован на вашу компанию или на вас лично как на владельца бизнеса, а не на подрядчика, не на «нашего программиста» и не на бывшего сотрудника.

У вас есть доступ в личный кабинет регистратора: логин, пароль, привязанная действующая почта, доступ к которой у вас тоже есть.

Вы знаете дату продления и получаете уведомления на свой адрес.

Включена двухфакторная защита и запрет на передачу домена без подтверждения.

Как проверить. Посмотрите общедоступные сведения о домене — там видно регистратора и дату окончания регистрации. Затем попробуйте войти в личный кабинет. Если войти не можете — это первоочередная задача.

Почему это критично. Владелец домена может в любой момент направить его на другой сайт, продать его или просто не продлить. При расставании на плохой ноте домен превращается в инструмент давления.

Хостинг

Что должно быть: договор оформлен на вашу компанию, оплата идёт с ваших счетов, у вас есть доступ в панель управления хостингом, уведомления о продлении приходят вам.

Частая ситуация: подрядчик держит сайты всех клиентов на своём аккаунте и перевыставляет оплату. Это удобно, пока отношения хорошие, и превращается в проблему при расставании: доступ к чужому аккаунту вам никто не даст, а перенос сайта потребует содействия человека, с которым вы расстаётесь.

Если сейчас именно так — переведите хостинг на свой аккаунт заранее, в спокойной обстановке.

Панель управления сайтом

Что должно быть: учётная запись администратора с полными правами, принадлежащая вам лично, а не общая. Пароль, который знаете только вы.

Все остальные — сотрудники, подрядчики — работают под своими учётными записями с ограниченными правами.

Как проверить: войдите под своей записью и откройте список пользователей. Вы должны видеть всех, кто имеет доступ, и понимать, кто есть кто. Записи с непонятными названиями — повод разобраться.

Файлы и база данных

Что должно быть: доступ к файлам сайта и возможность получить копию базы данных. Плюс регулярные резервные копии, хранящиеся там, куда вы имеете доступ.

Это тот случай, когда достаточно иметь возможность, а не пользоваться ею постоянно. Главное — чтобы в нужный момент вы могли забрать всё и передать другому специалисту.

Отдельно проверьте: копии должны быть не только на сервере хостинга, но и во внешнем хранилище. Если хостинг заблокирует аккаунт, копии на нём станут недоступны вместе со всем остальным.

Аналитика

Здесь совершается одна из самых обидных ошибок.

Что должно быть: счётчик Яндекс.Метрики и панель Яндекс.Вебмастера заведены на аккаунт компании. Подрядчикам выдаётся гостевой доступ.

Что бывает на практике: подрядчик заводит счётчик на свой аккаунт и даёт вам доступ на просмотр — или не даёт вовсе, присылая только отчёты. При расставании доступ отзывается, и вся накопленная история — данные за годы работы — исчезает.

Восстановить это невозможно. Новый счётчик начнёт считать с нуля, и вы лишитесь возможности сравнивать периоды.

Как исправить, если так и есть: заведите свой счётчик и установите его параллельно с существующим. Данные будут копиться с сегодняшнего дня, но хотя бы дальше история будет ваша. И потребуйте у подрядчика передать права на существующий счётчик — часто это делается без проблем, если попросить в рабочем порядке.

То же самое касается рекламных кабинетов: кабинет Яндекс Директа должен принадлежать вам, с доступом для специалиста. Иначе вместе с подрядчиком уйдёт вся статистика кампаний, а это накопленный опыт, который влияет на эффективность.

Карточки в справочниках

Карточка компании в Яндекс.Бизнесе и подобных сервисах — актив, который приносит обращения. Права на управление ею должны быть у вас, а подрядчику выдаётся доступ как сотруднику.

Здесь же — отзывы, которые накапливаются годами. Потеря управления карточкой означает, что вы не можете ни отвечать на отзывы, ни обновлять сведения.

Как правильно выдавать доступы подрядчику

Общий принцип: не отдавать свои учётные данные, а выдавать отдельный доступ с нужным объёмом прав.

Никогда не передавайте свой основной пароль. Ни от чего. Даже если так проще. Пароль, который знают двое, перестаёт быть контролируемым, и вы уже не сможете сказать, кто именно что-то изменил.

Создавайте отдельную учётную запись. С именем, по которому понятно, кто это. С правами, необходимыми для конкретной работы, и не больше.

Специалисту по продвижению обычно нужны: доступ к аналитике, возможность редактировать тексты и служебные заголовки, доступ к панели Вебмастера. Ему не нужен доступ к хостингу и к базе данных.

Разработчику для доработок нужен доступ к файлам и базе — но обычно на время работ, а не постоянно.

Контент-менеджеру достаточно прав на публикацию материалов.

Передавайте доступы безопасно. Не в переписке мессенджера, где они останутся навсегда. Используйте сервисы одноразовых ссылок или разделите передачу: логин одним каналом, пароль другим.

Фиксируйте выдачу письменно. Простая таблица: кому, какой доступ, когда выдан, когда отозван. Через год вы не вспомните, кому что давали.

Установите срок. Для разовых работ имеет смысл сразу договориться, что доступ отзывается по завершении.

Как забирать доступы обратно

Расставание с подрядчиком или увольнение сотрудника — момент, когда нужно действовать по списку, а не по памяти.

Составьте список заранее. Пока отношения рабочие, спокойно перечислите все системы, где у человека есть доступ.

При расставании отзовите всё сразу. Не по мере вспоминания в течение месяца, а в один день.

Смените пароли там, где были общие доступы. Если вдруг передавали свой пароль — меняйте обязательно.

Проверьте привязанные адреса почты и телефоны. Восстановление пароля по чужой почте сводит на нет смену пароля.

Проверьте список пользователей во всех системах после отзыва. Иногда остаются вторые учётные записи, о которых не помнили.

Запросите передачу того, что заводилось подрядчиком: счётчики, кабинеты, карточки, исходные файлы дизайна, доступы к сторонним сервисам.

Проверьте, не привязаны ли платежи к картам или счетам подрядчика. Если да — переоформите до расставания, иначе сервисы отключатся в неожиданный момент.

Важный момент: подавляющее большинство расставаний проходит нормально, и подрядчики спокойно передают всё, что нужно. Проблемы возникают в конфликтных ситуациях — и именно поэтому подготовиться нужно заранее, а не тогда, когда конфликт уже случился.

Документ, который стоит завести

Заведите один файл — назовите его как угодно, суть в содержании. В нём:

• где зарегистрирован домен, на кого, когда продлевать, как войти;
• где хостинг, на кого оформлен, когда оплачивать, как войти;
• адрес панели управления сайтом и кто имеет доступ;
• где лежат резервные копии и как их получить;
• на каком аккаунте счётчик Метрики и панель Вебмастера;
• какие сторонние сервисы подключены, кому принадлежат;
• на кого оформлены карточки в справочниках и рекламные кабинеты;
• где хранятся исходные материалы;
• контакты всех, кто участвует в работе над сайтом.

Сами пароли в этом файле хранить не нужно — им место в менеджере паролей. В документе — где что находится и на кого оформлено.

Храните файл там, где он не потеряется, и дайте доступ второму человеку в компании. Ситуация, когда всё знает один сотрудник и он в отпуске, ничем не лучше ситуации, когда всё знает подрядчик.

Пересматривайте документ раз в полгода — состав сервисов меняется быстрее, чем кажется.

Частые заблуждения

«Мне это не нужно, я не разбираюсь в технике». Владеть доступами и разбираться в технике — разные вещи. От вас требуется только иметь учётные записи и знать, где что лежит.

«У нас проверенный подрядчик, мы работаем годами». Дело не в доверии. Подрядчик может закрыться, специалист — уйти, аккаунт — быть утерян. Владение активами — это про устойчивость, а не про подозрительность.

«Разберёмся, когда понадобится». Понадобится обычно в самый неудобный момент и в состоянии, когда договариваться уже сложно.

«Если что, сделаем новый сайт». Новый сайт на новом домене — это потеря всей накопленной известности и потока обращений. Возвращение к прежнему уровню занимает от полугода.

Как принимать доступы при смене подрядчика

Отдельная процедура — приём дел от предыдущего исполнителя. Она заслуживает получаса внимания, потому что позже выяснять уже не у кого.

Составьте список до начала разговора. Пройдитесь по перечню из начала статьи и отметьте, что вам нужно получить. Так вы не забудете спросить про мелочи вроде доступа к сервису рассылок или к платёжному кабинету.

Требуйте передачи прав, а не паролей. Правильная передача счётчика Метрики — это смена владельца или добавление вас как владельца, а не пересылка чужого логина. Работа под чужой учётной записью небезопасна и в любой момент может прекратиться.

Проверьте каждый доступ сразу. Не «положил в папку», а вошёл и убедился, что работает. Регулярно оказывается, что присланный пароль устарел или ведёт не туда.

Заберите исходные материалы. Макеты дизайна в исходном формате, оригиналы фотографий, исходники логотипа. Без них любая доработка сайта начинается с восстановления утраченного.

Получите описание того, как всё устроено. Какая система управления, какие расширения используются, есть ли нестандартные доработки, где что настроено. Даже короткая записка на страницу экономит новому исполнителю дни работы, а вам — деньги.

Сохраните финальную копию сайта на момент передачи. Это точка, к которой можно вернуться, если после смены подрядчика что-то пойдёт не так.

Отзовите доступы предыдущего исполнителя после того, как убедились, что всё принято и работает. Не раньше — иначе можете остаться без возможности что-то уточнить, — но и не через полгода.

Итог

Сайт — актив компании, и у актива должен быть понятный владелец. Проверка занимает один вечер: войти в кабинет регистратора, проверить, на кого оформлен хостинг, посмотреть, чей аккаунт у счётчика, составить список тех, у кого есть доступы.

Дальше — простые правила: своим не передавать, чужим выдавать отдельные записи с минимальными правами, при расставании отзывать всё по списку, раз в полгода проверять актуальность.

Это не про недоверие к подрядчикам. Это про то, что бизнес не должен зависеть от доброй воли конкретного человека в вопросе, где на кону поток клиентов.

Если вы не уверены, всё ли у вас в порядке с доступами, — специалисты компании «Сайты Профессионально» помогут разобраться бесплатно. Мы проверим, на кого оформлены домен, хостинг и аналитика, составим полный список того, что должно быть у вас на руках, и подскажем, как аккуратно перевести на себя то, что сейчас оформлено на посторонних.