Корпоративная почта на домене

Компания заказала сайт, домен зарегистрировала, визитки напечатала — а в графе «электронная почта» стоит бесплатный ящик с набором цифр в конце. Или, что бывает не реже, у каждого менеджера свой личный адрес, и клиенту предлагают писать на тот, с которым он общался.

Выглядит это несолидно, но дело не только в впечатлении. Почта на чужом домене создаёт вполне практические проблемы: переписка с клиентами принадлежит не компании, письма с сайта хуже доходят, при увольнении сотрудника вся история уходит вместе с ним, а восстановить доступ к чужому ящику невозможно.

Разберём, как устроена почта на собственном домене, что нужно настроить, чтобы письма доходили, как организовать ящики в компании и почему это напрямую связано с тем, теряются у вас заявки или нет.

Что даёт почта на своём домене

Доверие. Адрес на домене компании читается как признак того, что организация настоящая. Особенно это заметно в переписке с новыми клиентами и с компаниями.

Переписка принадлежит компании. Сотрудник уходит — ящик остаётся. Вся история общения с клиентами доступна тому, кто примет дела. Это, пожалуй, главный практический аргумент.

Управляемость. Можно создать ящик новому сотруднику, закрыть ящик уволенному, настроить пересылку, дать доступ руководителю.

Единые правила. Одинаковые подписи, одинаковый вид адресов, понятная структура.

Письма с сайта доходят. Отправка уведомлений о заявках с адреса на собственном домене с правильными настройками — основной способ не попадать в спам. Об этом ниже подробно.

Узнаваемость. Каждое письмо от сотрудника содержит имя компании и напоминает о сайте.

Какие ящики завести

Разумная структура для небольшой компании.

Общие ящики по функциям:

• основной ящик для входящих обращений;
• ящик для заявок с сайта — отдельный, чтобы автоматические письма не смешивались с перепиской;
• ящик для документов и счетов;
• служебный ящик для технических уведомлений: продление домена, хостинг, сертификаты, сбои.

Личные ящики сотрудников по единому образцу: имя или имя с фамилией.

Важные принципы:

Заявки с сайта не должны идти на личный ящик. Это источник большинства историй про потерянные обращения: человек в отпуске, уволился, ящик переполнен — и заявки копятся в пустоте.

Технические уведомления не должны идти на личный ящик сотрудника. Письмо о том, что домен истекает через неделю, приходящее уволившемуся программисту, — сюжет, который заканчивается неработающим сайтом.

Ящики регистрируются от лица компании. Не «пусть Петров заведёт», а централизованно, с сохранением доступов в одном месте.

Доступ к общим ящикам есть минимум у двух человек. На случай отпуска, болезни и увольнения.

Где разместить почту

Три подхода, у каждого свои особенности.

Почта на хостинге сайта. Идёт в комплекте с большинством тарифов. Плюсы: бесплатно, настраивается сразу, всё в одном месте. Минусы: ограничения по объёму, слабая защита от спама, менее удобные почтовые интерфейсы, и — существенный минус — если хостинг лежит, почта тоже не работает. Плюс письма с хостингов, где живут тысячи сайтов, чаще воспринимаются как подозрительные.

Отдельный почтовый сервис для домена. Российские почтовые сервисы предлагают почту для домена — обычно бесплатно для небольшого числа ящиков. Плюсы: надёжность, хорошие фильтры спама, привычный интерфейс, мобильные приложения, независимость от хостинга. Минусы: почти нет. Для большинства компаний это лучший выбор.

Свой почтовый сервер. Полный контроль, но требует администрирования, следит за репутацией, борется со спамом. Оправдан для крупных организаций с особыми требованиями.

Практическая рекомендация для небольшой компании: почта на отдельном почтовом сервисе для домена, а хостинговая почта — только для служебной отправки писем с сайта, и то с оговорками, о которых ниже.

Почему письма попадают в спам

Самая болезненная тема, и она напрямую связана с заявками.

Почтовые системы решают, доверять письму или нет, на основе нескольких проверок. Если письмо их не проходит, оно либо попадает в спам, либо отклоняется вовсе.

Проверка права отправлять от имени домена. В настройках домена указывается список серверов, которым разрешено отправлять почту от вашего имени. Если письмо пришло с сервера не из списка, доверия к нему нет. Это самая важная настройка и самая часто забываемая.

Цифровая подпись писем. Письма подписываются ключом, а открытая часть ключа публикуется в настройках домена. Получатель проверяет подпись и убеждается, что письмо не подделано и не изменено в пути.

Политика обработки. Указание, что делать с письмами, не прошедшими проверки: пропускать, помечать, отклонять. Заодно позволяет получать отчёты о том, кто и как отправляет письма от вашего имени.

Обратная запись для адреса сервера. Проверка, что имя сервера соответствует его адресу.

Все четыре настройки делаются один раз, занимают немного времени и радикально влияют на доходимость. Компании, у которых письма с сайта «не доходят», в девяти случаях из десяти просто не настроили первые две.

Отдельно про содержание письма. Даже при верных настройках в спам отправляют:

• письма с адреса отправителя, совпадающего с адресом получателя;
• письма с рекламными формулировками в теме;
• письма с большим количеством ссылок и картинок при малом объёме текста;
• письма с вложениями подозрительных типов;
• массовые рассылки, отправленные обычной почтой вместо специализированного сервиса.

Отправка писем с сайта

Отдельная тема, потому что именно здесь теряются заявки.

Отправляйте с адреса на своём домене. Не с адреса вида «сайт собака хостинг точка ру».

Не подставляйте адрес посетителя как отправителя. Классическая ошибка: в форме обратной связи адрес клиента ставится как отправитель письма. Проверка сразу отсекает такое письмо, потому что ваш сервер не имеет права отправлять от чужого имени. Правильно: отправитель — ваш служебный адрес, а адрес клиента указывается в поле для ответа и в тексте письма.

Используйте отправку через почтовый сервер с авторизацией, а не стандартную отправку средствами сервера. Разница в доходимости существенная.

Не смешивайте уведомления и рассылки. Массовые письма надо отправлять через специализированный сервис — иначе репутация вашего домена испортится, и перестанут доходить даже уведомления о заявках.

Дублируйте уведомления другим каналом. Даже идеально настроенная почта иногда подводит. Сообщение в Телеграм плюс хранение заявок в базе сайта — надёжная страховка. В ХостСМС хранение отправленных форм в базе сайта включается штатно, и это стоит сделать в любом случае: тогда обращение не потеряется, даже если письмо не дошло.

Что делать при переезде хостинга

Момент, когда почта ломается чаще всего.

Проблема в том, что почта и сайт привязаны к домену через разные настройки, и при переезде их легко перепутать. Типичный сценарий: сайт перенесли, указали новые адреса серверов у регистратора, всё заработало — а почта перестала, потому что старые почтовые настройки затёрлись.

Порядок, который избавляет от неприятностей:

1. Заранее выпишите текущие почтовые настройки домена. Все записи, которые относятся к почте.
2. Решите, где будет жить почта после переезда. Идеально — на отдельном почтовом сервисе, тогда переезд сайта её вообще не касается.
3. Сохраните письма. Если почта была на старом хостинге, письма надо перенести до отключения, а не после.
4. После смены настроек проверьте почту в тот же день. Отправьте и примите письмо на каждый ящик.
5. Проверьте отправку с сайта. Отправьте тестовую заявку через каждую форму.
6. Проверьте настройки права отправки — они должны включать новый сервер сайта, если письма отправляются с него.
7. Не отключайте старый хостинг сразу. Дайте неделю запаса.

Отдельная рекомендация: если почта живёт на отдельном сервисе, а не на хостинге, все эти сложности отпадают. Переезд сайта перестаёт затрагивать почту вовсе — это одна из главных причин так делать.

Организационные правила

Технические настройки — половина дела. Вторая половина — порядок в компании.

Единый список ящиков с указанием, кто отвечает за каждый.

Доступы хранятся централизованно, а не в голове у сотрудника.

Единая подпись с именем, должностью, телефоном, адресом сайта. Подпись каждого сотрудника — это ещё и напоминание о сайте.

Правило по уходу сотрудника: ящик не удаляется, а переводится на пересылку ответственному минимум на несколько месяцев. Клиенты пишут по старой памяти годами.

Правило по отпуску: автоответ с указанием, к кому обращаться.

Регулярная чистка. Переполненный ящик перестаёт принимать письма — заявки теряются молча.

Проверка служебного ящика. Уведомления о продлении домена, окончании сертификата, проблемах с хостингом должен кто-то читать.

Как это связано с продвижением 3 в 1

Почта кажется далёкой от темы привлечения клиентов, но связь прямая.

Поиск. Человек нашёл вас в поиске, изучил сайт, оставил заявку. Дальше всё зависит от того, дошло ли письмо. Ненастроенная почта превращает поисковый трафик в ничто — люди приходят, обращаются, и вы этого не видите. Отдельно: адрес электронной почты на домене компании — один из конкретных фактов, которые попадают в ответы нейропоиска, когда человек спрашивает, как связаться с организацией. Общий бесплатный ящик выглядит там менее убедительно.

Яндекс Справочник. В карточке компании указывается адрес почты. Он должен быть на вашем домене и быть рабочим — люди действительно пишут туда, особенно по деловым вопросам и в нерабочее время. Ящик, который никто не читает, — это потерянные обращения из канала, который вы уже настроили.

2ГИС. То же самое: в карточке есть поле для почты, и часть людей воспользуется именно им. Плюс важный момент — регистрация и подтверждение прав на карточки в обеих системах обычно завязаны на почту. Если карточки заводились на личный ящик уволившегося сотрудника, вы можете просто потерять к ним доступ. Это отдельная и очень неприятная история: карточка работает, приносит обращения, а изменить в ней ничего нельзя.

Практический вывод: все ключевые сервисы — Яндекс Бизнес, 2ГИС, Яндекс.Метрика, Яндекс.Вебмастер, Яндекс Директ, регистратор домена, хостинг — должны быть зарегистрированы на почту компании, а не на личные адреса. Это ровно та мелочь, которая однажды спасает бизнес от потери целого канала обращений.

И считать обращения по почте нужно наравне с формами и звонками — иначе часть потока просто не попадёт в отчёт, и вы недооцените канал, который её приносит.

Частые ошибки

Бесплатный ящик вместо домена. Несолидно и неуправляемо.

Заявки на личный ящик сотрудника. Классика потерянных обращений.

Не настроено право отправки от домена. Письма с сайта в спаме.

Адрес клиента как отправитель письма. Гарантированное отсечение фильтрами.

Почта на хостинге, а хостинг меняют. Переезд ломает почту.

Массовые рассылки с рабочей почты. Портится репутация домена, перестают доходить и уведомления.

Переполненный ящик. Молча перестаёт принимать письма.

Сервисы зарегистрированы на личные адреса. Риск потерять доступ к карточкам, статистике и рекламе.

Ящик уволенного удалён сразу. Клиенты пишут в пустоту.

Никто не читает служебный ящик. Домен не продлён, сертификат истёк.

С чего начать

1. Составить список всех адресов, которыми пользуется компания, включая личные.
2. Завести почту на домене — лучше на отдельном почтовом сервисе, независимом от хостинга.
3. Создать общие ящики: обращения, заявки с сайта, документы, служебный.
4. Настроить право отправки от домена и цифровую подпись писем.
5. Проверить отправку писем с сайта: с какого адреса, доходят ли, не в спаме ли.
6. Включить хранение заявок в базе сайта и дублирование в Телеграм.
7. Перенести регистрацию всех сервисов — карт, статистики, рекламы, домена, хостинга — на почту компании.
8. Завести единый список ящиков и доступов.
9. Договориться о правилах на случай отпуска и увольнения.
10. Раз в месяц отправлять тестовую заявку и проверять доставку.

Если нужна помощь

Почта — та часть инфраструктуры, о которой вспоминают, когда что-то перестало работать: заявки не доходят, доступ к карточке потерян, письма клиентам падают в спам. Настраивается всё это один раз и дальше не требует внимания.

Специалисты компании «Сайты Профессионально» настроят корпоративную почту на вашем домене, приведут в порядок отправку писем с сайта, чтобы уведомления о заявках доходили, и помогут перевести регистрацию ключевых сервисов на компанию, а не на личные адреса сотрудников. Напишите нам — бесплатно проверим, как сейчас отправляются письма с вашего сайта и не теряются ли обращения по пути.