Перенос корпоративной почты при смене хостинга без потери писем

Смена хостинга обычно воспринимается как перенос сайта: скопировали файлы, перенесли базу, переключили домен, проверили, что страницы открываются. Про почту вспоминают в последний момент или не вспоминают вовсе — и тогда начинается неприятное. Письма перестают приходить, часть переписки остаётся на старом сервере, заявки с сайта уходят в пустоту, а клиенты получают отказы при отправке сообщений.

Особенность в том, что почта ломается тихо. Сайт, который не открылся, виден сразу. Письмо, которое не дошло, не видно никому: отправитель думает, что оно ушло, получатель не знает, что его ждали.

Разберём, как перенести корпоративную почту на домене без потерь.

Что вообще переносится

Когда говорят «почта на домене», имеют в виду несколько разных вещей, и путаница между ними — источник половины проблем.

Почтовые ящики. Сами адреса вида «имя собака домен» и всё, что в них лежит: входящие, отправленные, папки, черновики.

Настройки домена, отвечающие за почту. Специальные записи, которые сообщают всему интернету, какой сервер принимает письма для вашего домена. Именно они определяют, куда пойдёт письмо, отправленное на ваш адрес.

Отправка писем сайтом. Уведомления о заявках, подтверждения, рассылки. Это отдельный механизм, который настраивается на стороне сайта и часто живёт своей жизнью.

Записи, подтверждающие подлинность отправителя. Технические настройки, без которых ваши письма будут попадать в нежелательную почту у получателей.

Каждый из этих четырёх пунктов переносится отдельно, и забыть можно любой. Чаще всего забывают последние два.

Три возможных сценария

Сценарий первый: почта остаётся там, где была. Если у вас почта на отдельном сервисе, а не на хостинге сайта, при переезде сайта её можно не трогать вообще. Главное — не сломать записи домена в процессе. Это самый спокойный вариант, и если есть возможность разделить сайт и почту, её стоит использовать.

Сценарий второй: почта переезжает вместе с сайтом на новый хостинг. Самый распространённый и самый трудоёмкий случай. Нужно перенести ящики, переключить записи домена и всё проверить.

Сценарий третий: почту выносят на отдельный почтовый сервис. Переезд сайта — хороший повод это сделать. Специализированный сервис работает надёжнее почтового модуля хостинга, у него лучше с доставляемостью и удобнее интерфейс. Работы примерно столько же, сколько при втором сценарии, а результат лучше.

Решение принимается до начала работ, а не по ходу.

Подготовка: что сделать заранее

Составьте полный список ящиков. Все адреса, включая технические и те, которыми давно не пользуются. Последние особенно опасны: на них могут приходить уведомления от сервисов, о которых все забыли.

Выясните, куда приходят заявки с сайта. Часто это отдельный ящик, настроенный много лет назад. Проверьте, кто его читает и читает ли вообще.

Выясните, какие сервисы отправляют письма от вашего имени. Рассылки, система учёта обращений, платёжный сервис, уведомления. Каждому из них потребуется перенастройка.

Проверьте, у кого есть доступ к управлению доменом. Без доступа к настройкам домена переключить почту невозможно. Если домен оформлен на бывшего сотрудника или на подрядчика — это надо решать до переезда, а не в день переключения.

Узнайте объём почты. Если в ящиках накоплены десятки гигабайт за десять лет, копирование займёт много часов, и это надо учесть в графике.

Сделайте резервную копию. Полную выгрузку содержимого всех ящиков на отдельный носитель или в архив. Это страховка, которая один раз в жизни спасает всю переписку.

Предупредите сотрудников. За несколько дней, с указанием, что и когда произойдёт и что от них потребуется.

Порядок переноса

Последовательность важна: неправильный порядок приводит к потере писем в переходный период.

Шаг первый — создайте ящики на новом месте. Все, с теми же именами. Пока старые ящики продолжают работать и принимать письма.

Шаг второй — скопируйте содержимое. Существуют инструменты, которые переносят почту с сервера на сервер напрямую, сохраняя структуру папок и даты. Для небольшого количества ящиков это можно сделать и вручную через почтовую программу, настроив одновременно старый и новый ящик и перетащив папки. Копирование не удаляет письма со старого сервера — это важно.

Шаг третий — уменьшите время обновления настроек домена заранее. У записей домена есть параметр, определяющий, как долго их запоминают промежуточные серверы. Если за сутки до переключения уменьшить это значение, переход пройдёт быстрее и переходный период сократится с суток до нескольких минут.

Шаг четвёртый — переключите записи, отвечающие за приём почты. После этого новые письма начинают приходить на новый сервер. Старый сервер пока не отключаем.

Шаг пятый — переждите переходный период. В течение некоторого времени часть отправителей будет слать письма ещё на старый сервер, часть уже на новый. Поэтому старые ящики должны оставаться доступными минимум несколько дней, а лучше две недели.

Шаг шестой — доберите письма, пришедшие на старый сервер за переходный период. Повторное копирование того, что накопилось.

Шаг седьмой — настройте записи подлинности отправителя. Без них письма от вас будут попадать в спам. Это отдельная и обязательная работа.

Шаг восьмой — перенастройте отправку писем с сайта. Формы обратной связи, уведомления о заявках, автоматические подтверждения.

Шаг девятый — обновите настройки в почтовых программах сотрудников. Адреса серверов меняются, и без обновления настроек почта у людей просто перестанет работать.

Шаг десятый — отключите старый сервер. Только после того, как всё проверено и переходный период прошёл.

Отправка писем сайтом: отдельная история

Самая частая потеря при переезде — не переписка, а уведомления о заявках. Сайт продолжает работать, форма отправляется, посетитель видит «спасибо», а письмо до менеджера не доходит.

Причины бывают разные.

На новом хостинге отправка настроена иначе. Старый способ отправки может не работать или работать, но письма будут уходить в спам.

Хостинг ограничивает отправку. Многие хостинги ограничивают количество писем в час или требуют отправки только через свой почтовый сервер с авторизацией.

Адрес отправителя не совпадает с доменом. Письма с чужим адресом отправителя почтовые системы отклоняют.

Не настроены записи подлинности. Письмо формально доходит, но попадает в нежелательную почту, и его никто не видит.

Что делать: настроить отправку писем сайтом через полноценный почтовый ящик с авторизацией, а не через простейший встроенный механизм. В ХостСМС это настраивается в параметрах системы — указывается почтовый сервер, ящик и пароль, от имени которого уходят письма. Такие письма доставляются гораздо надёжнее.

И обязательно — проверить после переезда лично: отправить заявку с сайта с телефона и с компьютера и убедиться, что письмо пришло, причём во входящие, а не в спам.

Как это связано с продвижением 3 в 1

Наш подход исходит из того, что обращения приходят из трёх точек, и сломанная почта бьёт по всем трём сразу, причём незаметно.

Поиск, включая нейропоисковые ответы. Человек нашёл сайт, изучил, заполнил форму. Форма отправилась, письмо не дошло. Все вложения в продвижение по этому обращению потрачены впустую, а в статистике оно выглядит как успешно достигнутая цель. Именно поэтому нельзя полагаться только на счётчик: сверка «сколько целей в Яндекс.Метрике против сколько обращений реально дошло до менеджера» — обязательная процедура, особенно после любого переезда.

Яндекс.Справочник. В карточке в Яндекс Бизнесе указан адрес электронной почты, и часть людей пишет именно туда. Если ящик перестал работать, вы этого не узнаете — отправитель получит отказ, а вы не получите ничего. После переезда проверьте все адреса, указанные в карточке, отправив на них письмо со стороннего ящика.

2ГИС. Аналогично: в карточке указана почта, и по ней пишут. Плюс отдельный момент — уведомления от самого сервиса о новых отзывах, вопросах и предложенных правках приходят на почту владельца карточки. Если этот ящик сломался при переезде, вы перестанете узнавать о том, что происходит с вашей карточкой, включая чужие правки.

Работа над одним каналом даёт неполный результат, и проверка одного канала тоже. После переезда нужно проверить приём почты на всех адресах, которые опубликованы хоть где-нибудь: на сайте, в обеих карточках, в рекламных объявлениях, в подписях сотрудников, на печатной продукции.

Записи подлинности отправителя

Пункт, который пропускают чаще всего, а последствия растянуты во времени: письма начинают попадать в спам не сразу, а постепенно, и связать это с переездом уже никто не догадывается.

Суть в том, что существуют технические записи, которые говорят принимающим почтовым системам: «письма с этого домена имеют право отправляться с таких-то серверов, и вот как проверить их подлинность». Без этих записей ваше письмо выглядит подозрительно.

Что нужно сделать после переезда:

- прописать запись, указывающую, какие серверы имеют право отправлять письма от вашего домена; - настроить подпись исходящих писем на почтовом сервере и прописать соответствующую запись в настройках домена; - добавить запись с правилом обработки писем, не прошедших проверку.

Точные значения дают на новом хостинге или в почтовом сервисе. Работа делается один раз и занимает полчаса, но без неё вся почта компании постепенно теряет доверие почтовых систем.

Что проверить после переезда

Контрольный список, который стоит пройти целиком:

- отправить письмо на каждый рабочий ящик с внешнего адреса и убедиться, что оно пришло во входящие; - отправить письмо с каждого рабочего ящика на внешний адрес и проверить, что оно не попало в спам; - отправить заявку через каждую форму на сайте и проверить, что уведомление дошло; - проверить автоматическое письмо-подтверждение, которое получает клиент; - проверить отправку с телефона и с компьютера; - проверить адреса, указанные в карточках в Яндекс Бизнесе и 2ГИС; - проверить, что работает почта на старых технических ящиках, куда приходят уведомления от сервисов; - убедиться, что на месте вся старая переписка, включая отправленные и архивные папки; - проверить настройки почты в программах и на телефонах у всех сотрудников; - сверить количество обращений за неделю после переезда с обычным уровнем.

Последний пункт — самый надёжный способ поймать незамеченную поломку. Если заявок стало вдвое меньше, почти наверняка дело не в сезоне.

Типичные ошибки

Переносят почту в тот же день, что и сайт. Слишком много одновременных изменений, невозможно понять, что именно сломалось. Лучше разнести на разные дни.

Переключают записи домена до копирования писем. Часть почты приходит на пустой новый сервер, часть остаётся на старом, и потом всё это приходится сводить вручную.

Отключают старый хостинг сразу. Переходный период не закончен, и письма, ушедшие на старый сервер, теряются безвозвратно. Старый хостинг стоит оплатить ещё на месяц — это дешевле любой потерянной переписки.

Делают переезд в пятницу вечером. Проблемы обнаружатся в выходные, когда чинить некому.

Не проверяют отправку с сайта. Самая дорогая ошибка: обращения продолжают формироваться и не доходить.

Забывают про технические ящики. Уведомления от хостинга, от сервисов, от карточек на картах перестают приходить.

Не настраивают записи подлинности. Постепенная деградация доставляемости, которую потом сложно диагностировать.

Не предупреждают сотрудников. Люди думают, что писем просто нет, и не сообщают о проблеме.

Вывод

Почта при смене хостинга — это отдельный проект, а не приложение к переносу сайта. У неё свой порядок действий, свой переходный период и свой список проверок. Главное правило: старое не отключается, пока новое не проверено целиком, а проверка обязательно включает форму заявки на сайте и адреса из карточек на картах.

Если вам предстоит переезд и не хочется разбираться в записях домена и настройках отправки, обратитесь к специалистам компании «Сайты Профессионально». Мы переносим сайты вместе с почтой, сохраняя всю переписку, настраиваем корректную отправку уведомлений о заявках и записи подлинности отправителя, а после переезда проверяем каждый канал приёма обращений. Обсудить задачу и получить план работ можно бесплатно.