Сотрудник уволился и унёс с собой сайт

Эта история началась со звонка в четверг вечером. Руководитель компании, торгующей промышленным оборудованием, говорил ровным голосом, но было слышно, что человек держится из последних сил: «У нас пропал сайт. То есть он работает, но мы к нему не имеем никакого отношения. И реклама остановилась. И почта скоро отвалится». За полтора года до этого звонка в компанию взяли толкового маркетолога. За неделю до звонка он уволился со скандалом. Дальше выяснилось, что вместе с ним ушло всё, что связано с присутствием компании в интернете.

Рассказываем подробно, потому что случай не уникален. Мы встречали такое как минимум пять раз, и каждый раз сценарий был почти одинаковым.

Как это начиналось

Компания небольшая, двадцать два человека. Сайт был сделан давно, работал плохо, заявок почти не приносил. Наняли маркетолога — молодого, энергичного, с горящими глазами. Дали задачу: сделайте так, чтобы из интернета шли клиенты.

Он взялся с энтузиазмом. Первым делом сказал, что старый сайт никуда не годится и нужен новый. Ему дали бюджет. Он нашёл подрядчика, поставил задачу, проконтролировал разработку. Через три месяца появился новый сайт — действительно неплохой.

Дальше он настроил рекламу, подключил аналитику, завёл карточку компании в справочниках, начал вести блог. Через полгода заявки пошли: с трёх-четырёх в месяц выросло до двадцати пяти. Руководитель был доволен и в детали не вникал — а зачем, если работает.

За полтора года маркетолог сделал многое. Но по ходу дела он оформил на себя:

Домен. Старый адрес принадлежал компании, но при запуске нового сайта он предложил сменить адрес на более короткий, зарегистрировал его на свою личную почту и на своё имя.

Хостинг. Личный кабинет у провайдера был оформлен на него, оплата шла с карты компании через выставленные ему счета.

Рекламный кабинет. Создан на его личном аккаунте. Деньги вносились с расчётного счёта компании, но управлял им только он.

Счётчик аналитики. Тоже на личном аккаунте.

Панель вебмастера. То же самое.

Карточка компании в справочнике. Подтверждена на его номер телефона.

Административный доступ к сайту. Единственная учётная запись с полными правами, пароль знал только он.

Корпоративная почта. Настроена через сервис, оформленный на него.

Аккаунты в социальных сетях. Созданы с его личного номера.

Ни одного пароля в компании записано не было. Ни один доступ не был оформлен на организацию. Всё держалось на одном человеке, и полтора года это никого не беспокоило, потому что человек был на месте и всё работало.

Что произошло

Причина увольнения не имеет отношения к делу — обычный конфликт с руководством из-за зарплаты. Важно то, что человек ушёл резко, за два дня, и на прощание сказал: «Разбирайтесь сами».

Первые дни ничего не происходило. Сайт работал, реклама крутилась, заявки шли. Тревогу забили через неделю, когда закончились деньги на рекламном счету и объявления остановились. Пополнить счёт никто не смог: доступа в кабинет нет.

Начали разбираться и обнаружили масштаб проблемы.

В административную часть сайта войти нельзя — пароль неизвестен, восстановление привязано к его личной почте.

Хостинг оплачен до конца месяца, дальше сайт отключится.

Домен зарегистрирован на постороннего человека, и через четыре месяца истекает срок оплаты.

Статистика посещаемости недоступна: неизвестно даже, сколько людей приходит на сайт.

Карточка в справочнике редактируется только с его телефона.

Корпоративная почта работает, но управлять ящиками нельзя: новых сотрудников не завести, уволенных не отключить.

При этом сам сайт продолжал работать. Именно это создавало иллюзию, что всё в порядке, и оттягивало решительные действия.

Первые сутки: что мы делали

К нам обратились на девятый день после увольнения. Первое, что мы сделали, — составили список того, что можно спасти, и того, что уже потеряно, с указанием сроков.

Срочно, до конца месяца. Хостинг. Если он отключится, сайт исчезнет.

Срочно, но чуть менее. Домен. Четыре месяца — это не «завтра», но и не «когда-нибудь».

Требует времени. Рекламный кабинет, аналитика, панель вебмастера, справочники, почта, социальные сети.

Дальше начали действовать по каждому пункту.

Что удалось вернуть

Хостинг. Провайдер оказался российским и вменяемым. Оплата за услуги шла со счёта компании, документы оформлялись на компанию — это и стало ключом. Поддержка запросила подтверждающие документы и переоформила лицевой счёт на организацию. Заняло четыре дня. Как только доступ к хостингу появился, мы сделали полную копию сайта и базы и сохранили её в двух независимых местах. Это первое, что нужно делать в такой ситуации: пока сайт физически у вас, всё остальное решаемо.

Административный доступ к сайту. После получения хостинга это стало технической задачей: через доступ к базе данных мы создали новую учётную запись администратора с полными правами. Старую заблокировали. Полчаса работы.

Корпоративная почта. Сервис был оформлен на домен компании, и после получения контроля над доменом почта вернулась. Но об этом чуть ниже.

Счётчик аналитики. Здесь повезло: маркетолог когда-то давал гостевой доступ директору, чтобы тот смотрел отчёты, и этот доступ остался. Полноценно управлять счётчиком с гостевого доступа нельзя, но данные читались. Позже мы создали новый счётчик на аккаунт компании и поставили оба параллельно — старый для истории, новый для будущего.

Панель вебмастера. Подтверждение прав на сайт делается через размещение файла или записи в коде. Поскольку доступ к сайту у нас уже был, мы просто подтвердили права заново на аккаунт компании. Один час. Старая история по запросам осталась в его панели, но новая начала накапливаться сразу.

Что вернуть не удалось

Домен. Это оказалось самым тяжёлым. Адрес был зарегистрирован на физическое лицо, никаких документов о передаче не существовало. Все переговоры бывший сотрудник игнорировал. Оставалось два варианта: ждать окончания срока регистрации и надеяться перехватить адрес, что ненадёжно, или переезжать на новый.

Приняли решение переезжать. Компания зарегистрировала новый домен, на этот раз на организацию. Мы перенесли сайт, настроили постраничную переадресацию — благо доступ к хостингу и, следовательно, к настройкам старого адреса на уровне сервера у нас был, пока домен ещё указывал на наш сервер. Это дало возможность передать часть накопленных показателей.

Через четыре месяца, когда срок регистрации домена истёк, переадресация перестала работать. К этому моменту новый адрес уже набрал большую часть трафика, но потери всё равно составили около трети поискового трафика на полгода.

Рекламный кабинет. Кабинет был оформлен на личный аккаунт. Всю историю кампаний, накопленную статистику, обученные алгоритмы, списки аудиторий — всё это пришлось оставить. Создали новый кабинет на компанию и запустили кампании заново. Практическое последствие: первые полтора месяца стоимость заявки была примерно вдвое выше, потому что кампаниям нужно время на накопление данных.

Карточка компании в справочнике. Подтверждение было привязано к его номеру. Через поддержку удалось инициировать процедуру передачи прав организации, но она заняла около двух месяцев и потребовала подтверждения, что компания действительно находится по указанному адресу. Всё это время карточку нельзя было редактировать, и на ней висел старый адрес сайта.

Социальные сети. Аккаунты остались у него. Восстановить не удалось. Завели новые, аудиторию собирали заново.

Отзывы. Часть отзывов на площадках была привязана к старой карточке. Формально они никуда не делись, но связь с новым сайтом потерялась.

Что это стоило компании

Считаем прямые и косвенные потери за полгода.

Простой рекламы — три недели. Пока разбирались и создавали новый кабинет. При среднем потоке в двадцать пять заявок в месяц это примерно восемнадцать потерянных обращений.

Повышенная стоимость заявки — полтора месяца. Новые кампании учились с нуля. Переплата составила около сорока процентов рекламного бюджета за этот период.

Потеря поискового трафика — около трети на полгода. Из-за смены домена и потери переадресации.

Работы по восстановлению. Перенос сайта, настройка переадресации, восстановление доступов, повторная настройка аналитики и рекламы, работа со справочниками.

Время руководителя. Полтора месяца, в течение которых он вместо управления компанией занимался перепиской с поддержками сервисов.

Репутационные мелочи. Визитки и коммерческие предложения со старым адресом сайта. Клиенты, которые заходили по старому адресу и не находили компанию.

Общий счёт компания оценила примерно в четыре месяца рекламного бюджета. И это ещё удачный исход: сайт удалось сохранить целиком, потому что хостинг оформлялся с оплатой от организации. Если бы и хостинг был личным, а сотрудник просто удалил сайт, речь шла бы о полной потере всего, что делалось полтора года.

Почему так вышло

Никакого злого умысла на старте не было. Человек оформлял всё на себя не для того, чтобы однажды уйти с сайтом, а потому что так быстрее. Регистрируешь домен со своей почты — не нужно ждать, пока бухгалтерия оформит документы. Создаёшь рекламный кабинет на свой аккаунт — не нужно объяснять, зачем нужна отдельная учётная запись. Подтверждаешь карточку на свой телефон — потому что телефон под рукой.

Руководитель, со своей стороны, не вникал, потому что не считал это своей зоной. Работает — и хорошо. Вопрос «а на кого всё это оформлено?» не задавался ни разу за полтора года.

Проблема проявляется только в момент расставания. Пока отношения хорошие, всё выглядит нормально.

Как правильно: чек-лист владельца

Простые правила, которые снимают девяносто процентов риска. Проверьте их у себя прямо сейчас — это займёт двадцать минут.

Домен зарегистрирован на компанию. Не на директора лично, не на маркетолога, не на подрядчика. На организацию, с контактной почтой на корпоративном домене, к которой имеет доступ несколько человек. Это пункт номер один: домен — единственное, что почти невозможно вернуть.

Контактная почта домена — общий ящик компании. Не личный ящик сотрудника. Все уведомления о продлении должны приходить туда, куда смотрят несколько человек.

Автопродление домена включено. И оплата привязана к счёту компании.

Хостинг оформлен на компанию. Лицевой счёт, документы, оплата — всё на организацию.

Рекламный кабинет создан на аккаунт компании. Отдельная учётная запись с корпоративной почтой, а не личный аккаунт сотрудника. Сотрудникам и подрядчикам выдаётся доступ, а не передаётся владение.

Счётчик аналитики и панель вебмастера — на аккаунт компании. Тот же принцип: владелец — компания, остальные получают доступ.

Карточка в справочнике подтверждена на корпоративный номер. Не на личный мобильный сотрудника.

У вас есть собственная учётная запись администратора на сайте. С полными правами, пароль хранится отдельно.

Пароли хранятся централизованно. В любом менеджере паролей с общим доступом для нескольких доверенных лиц. Не в блокноте у одного человека и не в переписке.

Резервные копии делаются автоматически и хранятся отдельно от хостинга. Так, чтобы их можно было забрать, даже если доступ к хостингу утрачен.

Ведётся реестр доступов. Простая таблица: сервис, на кого оформлен, кто имеет доступ, где хранится пароль, когда продлевать. Обновляется при каждом изменении.

Доступы выдаются по ролям, а не «всё одному». Подрядчику по рекламе — доступ к рекламному кабинету и аналитике. Копирайтеру — учётная запись редактора на сайте, без прав администратора. Разработчику — доступ к сайту и хостингу, без права управления доменом.

Что делать при увольнении сотрудника

Отдельный короткий регламент, который стоит завести один раз.

За несколько дней до ухода составьте список всех сервисов, к которым у человека был доступ. Опирайтесь на реестр, а не на память.

Смените пароли ко всем сервисам, где использовалась общая учётная запись.

Отзовите персональные доступы: в рекламном кабинете, аналитике, панели вебмастера, системе управления сайтом, справочниках.

Проверьте, не осталось ли сервисов, оформленных на его личные данные. Если такие есть, переоформление нужно начинать до ухода, а не после.

Смените контактные телефоны и почтовые адреса в настройках сервисов, если там указаны его данные.

Проверьте почтовые пересылки: иногда настроена автоматическая пересылка корпоративной почты на личный ящик.

Убедитесь, что резервные копии сайта у вас есть и они свежие.

Всё это делается спокойно и без подозрений, просто как часть процедуры. Хорошие отношения с уходящим сотрудником не отменяют регламента — сегодня отношения хорошие, а через месяц человек может быть недоступен по совершенно нейтральным причинам.

Если вы уже в такой ситуации

Порядок действий, если доступы уже утрачены.

Первое — сохраните то, что доступно. Если есть доступ к хостингу, немедленно сделайте полную копию сайта и базы и положите её туда, куда никто, кроме вас, не дотянется.

Второе — определите сроки. Когда заканчивается оплата хостинга, когда истекает регистрация домена, когда закончатся деньги на рекламе. Это ваш график.

Третье — начните с домена. Это самое трудное и самое ценное. Если оплата шла со счёта компании и есть документы, шансы на переоформление через регистратора существуют. Обращаться нужно сразу.

Четвёртое — параллельно займитесь хостингом. Здесь шансы выше: провайдеры обычно идут навстречу, если услуги оплачивались организацией.

Пятое — не ждите. Каждая неделя промедления уменьшает шансы. Сайт, который «пока работает», может исчезнуть в тот день, когда закончится оплата.

Шестое — параллельно готовьте запасной вариант. Новый домен, новый хостинг, новый рекламный кабинет. Если вернуть не получится, вы потеряете недели, а не месяцы.

Итог

Сайт, реклама и аналитика — это активы компании, стоящие столько же, сколько было в них вложено за годы. Но в отличие от оборудования и товара, они существуют в виде учётных записей, и вопрос «чьи они» решается не здравым смыслом, а тем, на чью почту и на чей телефон они когда-то были оформлены.

Опаснее всего то, что проблема невидима, пока всё хорошо. Компания может годами работать, не подозревая, что её присутствие в интернете держится на одном человеке.

Проверка занимает двадцать минут: пройдите по списку сервисов и посмотрите, на кого они оформлены. Если хотя бы один пункт указывает на личные данные сотрудника или подрядчика — это стоит исправить в ближайшие дни, а не когда-нибудь.

Если разбираться самостоятельно некогда или вы не уверены, что знаете полный перечень сервисов, специалисты компании «Сайты Профессионально» проведут аудит доступов: составят реестр всего, что связано с вашим сайтом и рекламой, определят, где владельцем является посторонний человек, помогут переоформить это на компанию и настроят хранение паролей и автоматические резервные копии так, чтобы уход любого сотрудника был рабочим моментом, а не катастрофой. Позвоните или напишите нам — проверку и рекомендации сделаем бесплатно.